Yasal metin
Saklama ve İmha Politikası
FIX Danışmanlık Anonim Şirketi · Sürüm: 2.1
1. Amaç ve dayanak
Bu Politika, FIX Danışmanlık Anonim Şirketi'nin ("FIX") veri sorumlusu olarak işlediği kişisel verilerin saklama sürelerini ve silme, yok etme veya anonim hâle getirme ("imha") usullerini düzenler. Dayanağı 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu md. 7 ve 28.10.2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik'tir ("Yönetmelik").
2. Kapsam
FIX'in işlediği tüm kişisel veriler ve bunların bulunduğu tüm kayıt ortamları bu Politika kapsamındadır.
3. Kayıt ortamları
| Ortam | Örnekler |
|---|---|
| Bulut hizmetleri | Google Workspace (Gmail, Drive, Sheets, Chat), Monday.com (CRM), n8n (otomasyon), Supabase ve Vercel (WhatsApp asistanı ve AIx® Teşvik Robotu), SiteGround (web sitesi arka yüzü ve form kayıtları), Cloudflare (web sitesi dağıtımı ve güvenliği) |
| Ölçüm ve reklam platformları | Google Analytics, Google Ads, Meta, Microsoft Clarity |
| Mesajlaşma | WhatsApp Business (Meta), kurumsal e-posta |
| Yerel dijital ortamlar | Şirket bilgisayarları, taşınabilir diskler |
| Kâğıt ortam | Sözleşmeler, başvuru dosyası çıktıları, faturalar |
4. Saklama ve imha nedenleri
4.1. Kişisel veriler, Kanun md. 5 ve 6'daki işleme şartlarından biri devam ettiği sürece ve Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası'nda belirtilen amaçlarla saklanır.
4.2. Şu hâllerde veriler resen veya ilgili kişinin talebi üzerine imha edilir: işlemeye esas mevzuat hükmünün değişmesi veya kalkması; işleme amacının ortadan kalkması; açık rızaya dayanan işlemede rızanın geri alınması; ilgili kişinin Kanun md. 11/1-e uyarınca yaptığı silme talebinin kabul edilmesi; meşru menfaate dayanan işlemeye yapılan itirazın kabul edilmesi; azami saklama süresinin dolması.
5. Saklama süreleri
| İlgili kişi | Veri | Saklama süresi | Dayanak |
|---|---|---|---|
| Potansiyel müşteri (web formu, WhatsApp, AIx® Teşvik Robotu, Meta formu) | Kimlik, iletişim, firma cevapları, yazışma, atıf verisi, puan | Son iletişimden itibaren 2 yıl | Meşru menfaat |
| İlk temas kurulan firma yetkilisi (e-posta/LinkedIn) | Ad, iş iletişim, unvan, firma, yanıt | Son iletiden itibaren 1 yıl | Meşru menfaat |
| Benzer kitle listeleri (Meta) | Ad, soyad, e-posta, telefon, ülke | Listenin kaynağındaki verinin süresi kadar; kaynağı silinen kişi bir sonraki güncellemede listeden çıkarılır | Meşru menfaat |
| Ret veya itiraz eden kişi | İletişim adresi ve ret tarihi | Tekrar ileti gönderilmemesi için gerektiği sürece, en az 3 yıl (yalnız bu amaçla ve sınırlı erişimle) | 6563 sayılı Kanun ve ilgili Yönetmelik |
| Müşteri yetkilisi/ | Sözleşme, proje, başvuru dosyası, yazışma | Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 yıl | TTK md. 82, TBK md. 146 |
| Müşteri / tedarikçi | Fatura ve muhasebe kayıtları | 10 yıl | TTK md. 82, VUK md. 253 |
| Tedarikçi / iş ortağı yetkilisi | Kimlik, iletişim, finansal, sözleşme | İlişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl | TTK md. 82, TBK md. 146 |
| Çalışan adayı | Başvuru formu, özgeçmiş, mülakat notları | Olumsuz sonucun bildirilmesinden itibaren 6 ay | Meşru menfaat, hakların korunması |
| Web sitesi ziyaretçisi | Google Analytics verisi | 14 ay | Meşru menfaat (Türkiye ve diğer ülkelerden girişler); açık rıza (AB/AEA ülkeleri, Birleşik Krallık ve İsviçre'den girişler) |
| Web sitesi ziyaretçisi | Diğer çerezler | Çerez Politikası'ndaki süreler | Açık rıza / meşru menfaat |
| Web sitesi ziyaretçisi | Sunucu ve güvenlik kayıtları | Hizmet sağlayıcının saklama süresi | Meşru menfaat, bilgi güvenliği |
| İlgili kişi başvurusu yapan | Başvuru ve cevap | Cevap tarihinden itibaren 3 yıl | Hakkın korunması, ispat |
| Çalışan | İşe giriş belgeleri ve SGK'ya hizmet süresi ve ücret bildirimlerine esas özlük verileri | İş ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren 15 yıl | İş ve sosyal güvenlik mevzuatı, zamanaşımı |
| Çalışan | Diğer özlük verileri | İş ilişkisi süresince ve sona ermesini izleyen takvim yılı başından itibaren 10 yıl | İş mevzuatı, TBK |
| Çalışan | İşyeri kişisel sağlık dosyası | İş ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren 10 yıl | İş sağlığı ve güvenliği mevzuatı |
Mevzuatta daha uzun bir saklama süresi öngörülmüşse veya devam eden bir uyuşmazlık, denetim ya da kamu kurumu talebi varsa, saklama bu süre sonuna kadar devam eder.
6. İmha yöntemleri
| Ortam | Silme | Yok etme | Anonim hâle getirme |
|---|---|---|---|
| Bulut hizmetleri | Kaydın ilgili uygulamada silinmesi ve çöp kutusu/geri alma alanından da kaldırılması; kullanıcı erişiminin kapatılması | Hizmet ilişkisi sona erdiğinde sağlayıcıdan verilerin silinmesinin istenmesi ve teyidi | Kişiyi belirleyen alanların (ad, telefon, e-posta, tıklama kimliği) kalıcı olarak çıkarılması, toplulaştırma |
| Tablo, CRM ve veritabanı kayıtları (Sheets, Monday, Supabase) | Satır veya öğe silme; gerekirse kişisel alanların boşaltılması | — | Kişisel alanların kaldırılıp yalnız toplu sayıların tutulması |
| Yerel dijital ortamlar | Güvenli silme yazılımı | Kullanım dışı disklerin fiziksel imhası | — |
| Kâğıt | Karartma | Evrak imha makinesi | — |
7. Periyodik imha
7.1. Periyodik imha her yıl Ocak ve Temmuz aylarında yapılır.
7.2. FIX Veri Sorumluları Sicili'ne kayıt yükümlülüğü bulunmayan bir veri sorumlusu olduğundan, Yönetmelik md. 11/3 uyarınca imha yükümlülüğü doğan veriler her hâlde yükümlülüğün doğmasından itibaren en geç 3 ay içinde imha edilir. Bu nedenle Ocak ve Temmuz imhalarına ek olarak Nisan ve Ekim aylarında, önceki imhadan sonra süresi dolan verilere yönelik ara imha yapılır.
8. Talep üzerine imha
İlgili kişi silme veya yok etme talebinde bulunduğunda:
- İşleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa veriler imha edilir ve ilgili kişiye en geç 30 gün içinde bilgi verilir. Veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa bu kişilerden de imha istenir.
- İşleme şartları devam ediyorsa (ör. yasal saklama süresi) talep gerekçesi açıklanarak reddedilir; ret en geç 30 gün içinde yazılı veya elektronik ortamda bildirilir.
9. Kayıt
Tüm imha işlemleri (tarih, veri kategorisi, yöntem, işlemi yapan) kayıt altına alınır. Bu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler saklı kalmak kaydıyla en az 3 yıl saklanır (Yönetmelik md. 7/3).
10. Sorumluluk
Bu Politika'nın uygulanmasından, periyodik imhanın yürütülmesi ve kayıt altına alınmasından Ahmet Ersoy (Kurucu Ortak) sorumludur.
11. Güncelleme
Bu Politika'daki değişiklikler, güncelleme tarihiyle birlikte web sitesinde yayımlanır.